A continuación, se presenta una síntesis, recordándoles las obligaciones legales principales que deben cumplir las sociedades durante este año. Este escrito no contiene las obligaciones legales o reglamentarias específicas sobre la actividad que cada empresa desarrolla.
- Obligaciones Societarias y Mercantiles
1.1. Reunión Ordinaria. El máximo órgano social debe reunirse durante los tres (3) primeros meses del año observando lo regulado en los estatutos, las normas de convocatoria y el ejercicio del derecho de inspección. Si no es citada oportunamente, la reunión se celebrará por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las diez de la mañana (10:00 a.m.) en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la compañía. Debe prepararse la siguiente información que deberá someterse a la aprobación en la reunión: (i) informe de gestión; (ii) estados financieros certificados y dictaminados; (iii) informe del revisor fiscal en caso de aplicar; (iv) proyecto de distribución de utilidades e (v) informe de grupo empresarial, en caso de aplicar.
1.2. Designación del Revisor Fiscal. Salvo que se trate de una sociedad anónima cuya designación es obligatoria, las demás sociedades deberán designarlo si, al 31 de diciembre de 2023, cumplen con cualquiera de los siguientes supuestos: (i) cuando sus activos brutos sean o excedan 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV, y/o (ii) cuando sus ingresos brutos durante el período sean o excedan los 3.000 SMLMV.
1.3. Depósito de los Estados Financieros con sus anexos en la Cámara de Comercio. El depósito se realiza dentro del mes siguiente a la aprobación de los estados financieros junto con sus notas y el dictamen correspondiente. No obstante, si alguna sociedad tiene la obligación de remitir la información financiera a la Superintendencia de Sociedades, en ese caso, no hay obligación del depósito.
1.4. Renovación Matricula Mercantil. La renovación de la matricula mercantil se realiza ante la Cámara de Comercio de manera anual a más tardar el 31 de marzo, so pena de incurrir en sanciones hasta de 17 SMLMV por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.5. Renovación del Registro Único de Proponentes (RUP). La renovación se realiza ante la Cámara de Comercio de manera anual entre el primer día de enero y a más tardar el quinto día hábil del mes de abril.
1.6. Registro de páginas web y sitios de internet. Las páginas web y sitios de internet de origen colombiano que operan, cuya actividad económica sea comercial, financiera o de prestación de servicios deberán inscribirse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio.
1.7. Situación de Vigilancia Superintendencia de Sociedades (SS). Aquellas sociedades cuyos activos o ingresos totales al 31 de diciembre del año anterior sean iguales o superiores a 30.000 SMLMV, quedan sometidas a la vigilancia de la SS a partir del primer día hábil de abril del año siguiente, quedando obligada a pagar la contribución y a cumplir con las normas de vigilancia de la SS.
1.8. Remisión de Información Financiera a la SS. Remisión, en las fechas dispuestas en la Circular Externa 100-000009 del 2 de noviembre de 2023, los estados financieros certificados y dictaminados con corte al 312 de diciembre de 2023, junto con los documentos adicionales correspondientes a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (SIRFIN). Respecto de las sociedades inspeccionadas, solo deberán depositar los estados financieros en el evento que sean requeridas por la SS en virtud de un acto administrativo de carácter particular.
1.9. Presentación del Informe 42 (Prácticas Empresariales) a la SS. La Circular Externa 100-000003 de 2023, establece el plazo y los requisitos mínimos para la presentación anual del informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año inmediatamente anterior respecto de las sociedades sometidas a vigilancia o control de la SS.
1.10. Presentación del Informe 75 (SAGRILAFT y PTEE). La Circular Externa 100-000003 de 2023, establece el plazo y los requisitos mínimos para la presentación anual del informe 75 relativo a la Prevención del riesgo de LA/FT/ Prevención del Riesgo LA/FT y Programa de Transparencia y Ética Empresarial respecto de los sujetos obligados establecidos en la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020.
Es responsabilidad del representante legal de los sujetos obligados diseñar e implementar: (i) el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de Lavado de Activos, Financiación al Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (“LA/FT/FPADM”), y presentarlo para la aprobación de la Junta Directiva o la Asamblea de Accionistas, si no existe Junta Directiva, y se deberá designar a un Oficial de Cumplimiento para que desarrolle las labores de manera adecuada. El plazo máximo para implementar el Manual es hasta el 31 de mayo del año siguiente al cual se cumplan los requisitos descritos en la Circular.
1.11. Presentación del Informe 58 (Oficiales de Cumplimiento SAGRILAFT) a la SS. La Circular Externa 100-000003 de 2023, establece que el informe 58 debe enviarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al nombramiento o cambio del oficial de cumplimiento y la fecha de corte del mencionado informe debe corresponder a fecha del acta donde el máximo órgano social nombra el Oficial de Cumplimiento.
1.12. Actualización del Registro Nacional de Turismo (RNT). Los prestadores de servicios turísticos deben renovar, dentro de los tres (3) primeros meses del año, el RNT del prestador de servicios turísticos y de cada uno de sus establecimientos de comercio registrados, so pena de que se suspenda automáticamente a partir del 1 de abril.
2. Obligaciones Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”)
2.1. Política de tratamiento de datos personales. Todas las sociedades que por sí mismas o en asocio con otras realicen el tratamiento de datos personales o decidan sobre la base de datos y el tratamiento de ellos, deben tener implementada la Política de Tratamiento de Datos Personales establecida en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, referente a la recolección, uso y transferencia de los mismos, por la autorización que ha sido otorgada por los titulares de la información.
2.2. Registro de Bases de Datos. Deberán inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos (“RNBD”), administrado por la SIC, todas aquellas bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice en Colombia. Esta obligación está a cargo de sociedades, incluyendo las sucursales de la sociedad extranjera, y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (“UVT”), dentro de los dos (2) meses siguientes a su creación. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear multas de hasta 2.000 SMLMV.
2.3. Actualización del RNBD. Los responsables del tratamiento de datos personales deben renovar anualmente, la información inscrita en el RNBD hasta el 31 de marzo y cuando se realicen cambios sustanciales en los datos reportados, deberá actualizarse dentro de los 10 días hábiles de cada mes.
3. Obligaciones Cambiarias de la DCIP 83
3.1. Sustitución. La solicitud de sustitución del registro de inversiones directas de capital del exterior es de doce (12) meses para las sustituciones realizadas antes del 26 de julio de 2017 y de seis (6) meses para las realizadas a partir del 26 de julio de 2017. En este caso, la solicitud deberá presentarse a través del Nuevo Sistema de Información Cambiaria.
3.2. Cancelación. La solicitud de cancelación del registro de inversiones directas de capital del exterior es de doce (12) meses para las cancelaciones realizadas antes del 26 de julio de 2017 y de seis (6) meses para las realizadas a partir del 26 de julio de 2017, a través del Nuevo Sistema de Información Cambiaria.
4. Obligaciones Tributarias. Los plazos para el cumplimiento de las obligaciones tributarias para el año 2024 se encuentran en el Decreto 2229 del 22 de diciembre de 2023 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En el link se encuentra el calendario tributario.
4.1. Debida Diligencia y Registro en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB). Los sujetos obligados a suministrar información en el RUB tienen el deber de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar la información sobre los Beneficiarios Finales de las sociedades y estructuras jurídicas sin personería jurídica. Esta información se debe suministrar a la DIAN dentro de los 2 meses siguientes a (i) la inscripción en el Registro Único Tributario – RUT, o (ii) a la inscripción en el Sistema de Identificación de Estructura Sin Personería Jurídica – SJESPJ, y/o (iii) al momento en que se encuentren obligadas por el cumplimiento de lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 164. Así mismo, esta información debe ser actualizada en caso de modificación, notificando los cambios el 1 de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año. El incumplimiento de esta obligación conlleva al pago de sanciones económicas.
4.2. Contribuyentes del Régimen Tributario Especial. Las entidades sin ánimo de lucro y las entidades del sector cooperativo que pertenezcan al Régimen Tributario Especial, deberán actualizar su calidad de contribuyentes de dicho régimen en los primeros 6 meses de cada año, independientemente del último dígito del NIT. El concepto de actualización comprende: (i) la actualización en el registro Web de la DIAN y (ii) la actualización del RUT. Adicionalmente, las entidades que hayan obtenido ingresos superiores a 160.000 UVT en el año inmediatamente anterior deberán enviar a la DIAN una memoria económica sobre su gestión, a más tardar, el 31 de marzo de 2023. Quienes incumplan con esta actualización o con el envío de la memoria económica en los plazos señalados, se convertirán en contribuyentes del impuesto de renta y complementario del régimen ordinario.
5. Obligaciones Laborales.
5.1. El salario mínimo para el 2024 es $1.300.000 y el auxilio de transporte es de $162.000, este último se cancela a los trabajadores que devenguen hasta 2 SMLMV. El salario integral mínimo que equivale a 13 SMLMV es de $ 16.900.000 mensuales, suma que incluye el factor prestacional.
5.2. Ley de Reducción de la Jornada Laboral: A partir del 16 de julio de 2024 la jornada laboral máxima será de 46 horas semanales hasta el 15 de julio de 2025, de 44 horas semanales hasta el 15 de julio de 2026, 42 horas semanales en adelante.
Cláusula de Responsabilidad
Este documento constituye una guía informativa para nuestros clientes. sin perjuicio de lo anterior, es responsabilidad de cada uno de los clientes y/o de las empresas determinar la aplicación de las obligaciones enunciadas entre otras y asegurar su cumplimiento. Este documento se basa en las normas legales vigentes, por lo que, en caso de presentarse algún cambio de legislación o de los supuestos considerados para su elaboración, será responsabilidad del cliente efectuar un nuevo análisis del detalle de las obligaciones enunciadas. Suma Legal no asume responsabilidad por el uso y/o la interpretación que se realice de esta publicación.
