Decreto 1154 de agosto de 2020 – Por medio del cual se regula la circulación electrónica de la factura electrónica de venta como título valor.
La DIAN utilizará una plataforma llamada “Radian” para llevar el registro de las operaciones relacionadas con las facturas electrónicas que se conviertan en títulos valores, para lo cual se establecen las siguientes medidas reglamentarias para su circulación :
1. La factura electrónica de venta, como título valor, una vez recibida, se entiende irrevocablemente aceptada por el adquirente/deudor/aceptante de los bienes o servicios en los siguientes casos:
a) Aceptación expresa: cuando por medios electrónicos acepte de manera expresa el contenido de ésta, dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
b) Aceptación tácita: cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo debe hacerse por escrito en documento electrónico.
Se entiende recibida la mercancía o la prestación del servicio, con la constancia de recibo electrónica, emitida por el adquirente, deudor o aceptante, que hace parte integral de la factura, indicando nombre, identificación, firma de quien recibe y fecha de recibo.
Esa misma norma establece que una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.
2. Se deberá permitir que los proveedores tecnológicos, las plataformas de las personas jurídicas dedicadas al factoring (a las cuales se les denomina como “sistemas de negociación electrónica”) y las autoridades administrativas con funciones jurisdiccionales puedan participar e interactuar en el Radian.
3. La circulación de la factura electrónica de venta como título valor se hará según la voluntad de su emisor o tenedor legítimo, a través de endoso electrónico, ya sea en propiedad, en procuración o en garantía, según corresponda. La misma sólo podrá circular una vez haya sido aceptada, expresa o tácitamente, por el adquirente. Así mismo, se regula que para efectos de la circulación de la factura electrónica de venta como título valor, se deberá consultar su estado y trazabilidad en el Radian.
4. Las facturas electrónicas de venta aceptadas y que tengan vocación de circulación, deberán registrarse en el Radian por el emisor o facturador electrónico; igualmente se deberán regsitrar todos su eventos asociados, bien sea directamente o a través de representantes o intermediarios (proveedores tecnológicos, sistemas de negociación electrónica o factores)
5. Los usuarios que pretendan hacer registros de operaciones en el Radian deberán reunir los requisitos señalados a continuación:
a) Desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos al Radian y a los sistemas adicionales que disponga la DIAN para el registro de la factura electrónica de venta como título valor, garantizando, en todo caso, la autenticidad, disponibilidad, integridad y trazabilidad de la información.
b) Estar certificado con la norma técnica de normalización NTC – ISO/IEC 27001, en su última versión vigente, considerando su propósito de proteger la confidencialidad y seguridad en la gestión de la información. Para ello, se confiere un plazo hasta el 31 de diciembre de 2021.
c) Adoptar procedimientos orientados a consultar, documentar, prevenir y alertar a las autoridades competentes sobre la posible utilización, directa o indirecta, de las operaciones que registren en el Radian como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación; o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas; o para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas; o para buscar el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
6. Adicionalmente, se regulan los requisitos que deberán cumplir las plataformas electrónicas administradas por personas jurídicas que mediante la provisión de infraestructura, servicios, sistemas, mecanismos y/o procedimientos electrónicos, deseen dedicarse a efectuar actividades de intermediación entre los tenedores legítimos y los potenciales compradores de la factura electrónica de venta como título valor: :
a) Estar constituido como persona jurídica.
b) Establecer políticas y procedimientos para garantizar que los miembros de su Junta Directiva y representantes legales cumplan con los deberes de los administradores previstos en la ley, en los estatutos y en particular los establecidos en el artículo 23 de la ley 222/95.
c) Establecer medidas administrativas y de organización efectivas para prevenir y administrar conflictos de interés.
d) Disponer de procedimientos administrativos y contables adecuados, de control interno, técnicas de administración.
e) Establecer mecanismos de pago por la prestación de sus servicios, los cuales se apoyarán en el sector financiero.
f) Expedir un manual de usuario para la operación y un reglamento de funcionamiento del sistema de negociación electrónica.
g) cumplir con las normas del habeas data.
h) Asegurarse que la información que se registre en el Radian, haciendo uso de su plataforma electrónica, corresponda a la realidad económica del negocio, transferencia, transacciones y/o circulación. Lo anterior incluye la verificación del valor negociado de las facturas electrónicas de venta como título valor, previo a cualquier registro de los endosos electrónicos que se hagan a través de sus sistemas.
i) Garantizar la continuidad y regularidad del servicio, la conservación de la información u la trazabilidad de las actividades, mediante la adopción de mecanismos eficaces de control y salvaguardia de sistemas informático y planes de contingencias.
J) Inclusión de reglas de transparencia en las operaciones y garantizar la diseminación de la información respecto de las mismas.
7. El tenedor legítimo debe informar al adquirente/deudor a través del RADIAN de la tenencia de la factura electrónica como título valor, 3 días antes de su vencimiento para el pago. A partir de allí, el título valor solo podrá ser transferido nuevamente previa notificación, en el Radian, al adquirente/deudor.
8. Si la factura es pagada en su integridad, el adquirente/deudor deberá registrar inmediatamente la ocurrencia de dicho evento en el Radian. Si el pago es parcial, el tenedor legítimo es quien debe registrarlo, especificando el monto recibido y la factura conservará su eficacia por la suma no pagada.
9. La DIAN establecerá los requisitos técnicos u tecnológicos necesarios para obtener en forma electrónica la factura electrónica de venta como título valor para hacer exigible su pago.
10. El emisor, facturador electrónico o tenedor legitimo de la factura electrónica, deberá registrar en el Radian las garantías constituidas sobre el título.
